Hvem som helst kan starte en vitenskapskafé. Mange av de som tar initiativet til å starte de opp, er folk fra høyere utdanningsinstitusjoner, museer og lignende. Andre starter kafé fordi de ser at lokalsamfunnet trenger det, og de prøver derfor å samle de spesielt interesserte i nærområdet. Innovatører er stort sett enige i at disse kaféene er en artig måte å kombinere vitenskap med sosialisering.

Det å organisere en vitenskapskafé trenger ikke være veldig dyrt. Det er tross alt meningen at det hele skal ha en hverdagslig og intim atmosfære. Vanligvis er det under 100 deltakere på et enkelt arrangement, noe som er med på å gjøre opplevelsen langt mer personlig enn det man kan si om et fullstappet auditorium.

Finn ditt publikum

Hvis du vil starte en kafé i håp om at den vil slå an, bør du snakke med potensielle deltakere og finne ut hvilke emner de tror vil vekke interesse, og hvilken slags arena du burde ta i bruk. Når det gjelder å finne publikum må du huske at alle skal være velkomne, men det er lurt å ta høyde for alder, kunnskapsnivå, lokasjon og interesser innenfor vitenskap. Det å finne en målgruppe handler om hvem du prøver å tiltrekke deg, ikke hvem du slipper inn, siden det er åpent for alle.

Lag et budsjett

Vitenskapskaféer er ment å være billige å sette opp og drive. Utgiftene består stort sett av promotering i form av å kopiere flyveblader og lignende. Enkelte barer og kaféer ber kanskje om en liten slant, men ofte er det gratis siden de tjener på at deltakere kjøper drikkevarer uansett.

Møtelokale

Velg ut et sted med en forlokkende effekt som møteplass. Foruten kaféer og puber, som er blant de vanligste, blir vitenskapskaféer holdt i kunstgallerier, kjøpesentre, biblioteker og til og med bowlinghaller. Uansett er det viktig å ta hensyn til akustikk, lys, tid, stoler/seter, stedets tilgjengelighet og selvsagt muligheten til å kjøpe mat og drikke. Finn også ut om stedet har audiovisuelt utstyr så man kan vise videoer, og det kan også være en idé å ha en mikrofon selv om det hele skal være en intim affære.

Spre ordet

Lag arrangementer på sosiale medier og inviter målgruppen din. Heng opp flyveblader hvor nevnte målgruppe har størst sannsynlighet for å legge merke til de: universitetsbygg, nettkaféer og lignende.

Klargjør speakeren

Selv om en vitenskapskafé er en affære hvor alle deltar, er det alltid en forsker til stede som har ordet ofte, og svarer på spørsmål. Gjør derfor vedkommende klar over at de ikke er der for å gi en formell presentasjon, og forklar de at en vitenskapskafé er noe helt annet enn en tradisjonell leksjon.

Gjestens presentasjon bør være kortfattet og fungere mer som en samtalestarter enn noe annet. Det er en god idé å få de til å stille noen åpne spørsmål som vil få publikum til å delta aktivt i samtalen. Som initiativtaker er det ditt ansvar å sørge for at det hele skal bli en interaktiv affære, hvor alle som er til stede får delta.